Help! Mijn mailbox is weer ontploft. Helaas herkenbaar voor heel wat mensen en misschien ook wel voor jou? Dankzij onze easypeasy tips is dit probleem voorgoed van je scherm.

De oplossing is simpel: less is more, ook in je mailverkeer. Zo zorg je voor minder inkomende mails:

1. Start met het opruimen van je mailbox door je af te melden voor alle nieuwsbrieven die je zelden of nooit leest. Of maak een apart e-mailadres aan voor je nieuwsbrieven.

2. Schakel alle notificaties bij alle sociale netwerken waarvan je lid bent uit. De kans is groot dat je vanuit die hoek meer mails ontvangt dan je lief is. Wat er op je sociale mediakanalen gebeurt, kan je gewoon ook daar bekijken.

3. Heb je mailtjes die dagen tot weken blijven rondhangen in je mailbox? Waarschijnlijk zijn dit mailtjes waarvan je niet weet wat ermee te doen. Je wilt ze wel beantwoorden, maar weet niet goed hoe. Onze tip is om instant een beslissing te nemen: weggooien, archiveren of beantwoorden.

4. Wees kort en to-the-point in je mailcontact. Dit bespaart echt tijd en ruis in de communicatie.

5. Schakel een automatisch antwoord in waarin je vertelt dat je de mail goed hebt ontvangen, maar dat je niet altijd meteen antwoord. Zo weten mensen dat ze je niet tien keer moeten mailen om een antwoord te krijgen.

Ja, e-mails die je ontvangt, moeten ook behandeld worden. Elke actie vraagt een reactie. Hoe meer je zelf mailt, hoe meer mails je zal ontvangen. Zo zorg je voor minder uitgaande mails :

1. Probeer meer te telefoneren en minder te mailen dames en heren! Telefoneren heeft namelijk heel wat voordelen. Je kan sommige dingen makkelijker afspreken via telefoon, zeker als het over complexe materie gaat. Je krijgt ook onmiddellijk interactie en weet meteen waar het over gaat.

2.Als je je mail slechts 2 tot 3 keer per dag controleert, kan je vaak binnen 20 minuten al je mails verwerken, inclusief het beantwoorden. Doe dat op vaste momenten en zet dat ook in je handtekening.

3. Behandel je inkomende mails meteen vanuit je inbox. Ontvang je mails waarop het antwoord minder dan twee minuten tijd van je vergt? Beantwoord die liefst meteen en delete ze ook meteen of verplaats ze naar de archiefmap. Zo niet? Dan moet de mail naar de actiemap.

4. In je actiemap verzamel je alle e-mails waarmee je iets moet doen. Moet je een uitgebreid antwoord formuleren of een snelle taak uitvoeren, zo houd je het overzicht. Met het verplaatsen naar deze map kan je meteen ook de bijbehorende taak aanmaken in je agenda. Door dit te doen houd je echt meer rust en overzicht, zowel in je inbox als in je actiemap, wedden we?

5. Maak ook een wachten op-map. Hierin komen alle mails die je stuurt waarop je nog een reactie of antwoord verwacht. Zet jezelf daarvoor in de bcc als je een mail verstuurt. Wanneer je hiervoor een regel aanmaakt, hoef je ook dat niet meer handmatig te doen. Hier leer je hoe je regels maakt in Outlook en hier ontdek je hoe je het doet voor Gmail. Wanneer je een reactie hebt ontvangen, verplaats je deze mail weer naar actie- of de archiefmap.

6. Tenslotte is er nog je archiefmap waar je al je afgehandelde mails in verzamelt. Met de zoekfunctie vind je dan belangrijke mails terug. Door mails te labelen maak je het zoeken nog gemakkelijker. Gebruik een vakantie als een rode streep in je mailbox en delete dan alles wat dateert van voor de zomer. De kans is klein dat je hier ooit nog naar teruggaat.

7. Zet op je smartphone al je mailnotificaties uit. Zo voorkom je dat je bij elke inkomende mail gestoord wordt en hoef je je ook niet schuldig te voelen wanneer je niet meteen een mail kan terugsturen. Er zijn zelfs apps die kunnen helpen bij het organiseren van je inbox op je smartphone. Met Inbox by Gmail kan je e-mails snoozen  zodat ze voor een aantal uren of dagen uit je inbox verdwijnen.
Handig toch?

Voila, nu is het een kwestie van nieuwe gewoontes te creëren en je daar ook aan te houden. En wanneer je mailbox niet meer overstroomt, bespaar je echt superveel tijd en verbetert je humeur, wedden we?