Au secours ! Ma messagerie déborde. Un sentiment de déjà vu pour bon nombre d’entre nous… Pour vous aussi ? Grâce à nos astuces simples, ce problème ne sera très vite plus qu’un mauvais souvenir.

Comme chacun sait, trop est l’ennemi du bien. C’est vrai également pour votre boîte aux lettres électronique. Voici comment limiter le nombre d’e-mails entrants :

1. Pour commencer, désabonnez-vous de toutes les lettres d’information que vous ne lisez que rarement, voire jamais. Éventuellement, créez une adresse e-mail séparée pour recevoir ces lettres d’information.

2. Désactivez toutes les notifications provenant de tous les réseaux sociaux desquels vous êtes membre. Il y a de fortes chances que vous receviez plus d’e-mails que vous ne le souhaitiez. Les notifications ne sont pas nécessaires, il vous suffit de vous connecter sur les réseaux sociaux pour savoir ce qui s’y passe.

3. Certains e-mails traînent plusieurs jours, voire plusieurs semaines dans votre boîte aux lettres électronique ? Il s’agit vraisemblablement d’e-mails dont vous ne savez que faire. Vous souhaiteriez y répondre, mais vous ne savez pas comment… Nous vous conseillons de prendre une décision instantanément : jeter, archiver ou répondre.

4. Soyez concis et allez droit au but lors de vos échanges par e-mail. Cela vous permettra de gagner beaucoup de temps et d’énergie lorsque vous communiquez.

5. Prévoyez une réponse automatique accusant réception de l’e-mail et prévenant l’expéditeur que vous ne répondrez pas forcément de suite. L’expéditeur saura ainsi qu’il ne doit pas envoyer dix e-mails pour obtenir une réponse.

Car chaque e-mail reçu devra être traité… Chaque action requiert une réaction. Plus vous envoyez d’e-mails, plus vous allez en recevoir. Voici comment limiter le nombre d’e-mails sortants :

1. Essayez de téléphoner davantage et d’envoyer moins d’e-mails ! Le téléphone présente en effet de nombreux avantages. Il vous permet de convenir de certaines choses plus facilement, surtout lorsqu’il s’agit de sujets complexes. Vous pouvez par ailleurs immédiatement interagir et savez directement de quoi il retourne.

2. Si vous ne vérifiez vos e-mails que deux à trois par jour, vous pouvez généralement traiter tous vos e-mails en une vingtaine de minutes, réponses comprises. Faites-le à des moments fixes et indiquez-le dans votre signature.

3. Traitez les e-mails entrants directement depuis votre boîte de réception. Vous avez reçu des e-mails auxquels vous pouvez répondre en moins de deux minutes ? Répondez de préférence immédiatement et effacez directement l’e-mail ou déplacez-le dans le dossier d’archivage. Pas le temps ? Glissez l’e-mail dans votre dossier « À traiter ».

4. Dans votre dossier « À traiter », réunissez tous les e-mails nécessitant encore une action. Si vous devez rédiger une réponse plus détaillée ou avez une tâche à exécuter rapidement, vous garderez ainsi un bon aperçu de ce qu’il vous reste à faire. En déplaçant un e-mail vers ce dossier, vous pouvez aussi introduire la tâche correspondante dans votre agenda. Ce faisant, vous aurez une meilleure vision de votre boîte de réception et de votre dossier à traiter.

5. Créez également un dossier « En attente ». Celui-ci accueillera tous les e-mails que vous envoyez et pour lesquels vous attendez encore une réaction ou une réponse. Pour ce faire, mettez-vous dans le champ Cci lorsque vous envoyez un e-mail. Pour ce faire, créez une règle afin de ne plus devoir le faire manuellement. Découvrez comment créer des règles dans Outlook et dans Gmail. Quand vous avez reçu une réaction, déplacez l’e-mail dans le dossier « À traiter » ou « Archives ».

6. Il nous reste à aborder votre dossier « Archives » contenant tous les e-mails qui ont déjà été traités. Avec la fonction de recherche, vous y retrouverez tous les e-mails importants. En dotant les e-mails d’étiquettes, vous faciliterez encore la recherche. Utilisez les vacances comme fil rouge dans votre boîte électronique et supprimez tout ce qui date d’avant l’été. Il y a peu de chances que vous deviez un jour y revenir.

7. Désactivez toutes les notifications sur votre smartphone. Vous éviterez ainsi d’être dérangé par chaque e-mail entrant et ne culpabiliserez pas si vous ne pouvez pas renvoyer directement un e-mail. Il existe d’autre part des applis vous permettant d’organiser votre boîte électronique sur votre smartphone. Avec Inbox by Gmail, vous pouvez mettre des e-mails en veille afin qu’ils disparaissent pendant quelques heures ou quelques jours de votre boîte.
Pratique, non

Voilà, maintenant tout est question de prendre de nouvelles habitudes et de vous y tenir. Si votre messagerie électronique ne déborde plus, il y a fort à parier que vous gagnerez énormément de temps et serez de meilleure humeur.